第五章 不识 (第2/3页)

秘书对这个不太注意礼貌的不速之客这么说：对不起，老板正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧！应尽可能向对方表达不能接见的理由，以免来访者发生误会，并诚恳地致注意：必须用热情又坚定的态度回答上司确实无法接待“让您久等，抱歉。他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人与你先“真对不起，某某现在放不下手边的事。您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉。”“对不起，某某先生，已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面。我们上司说让你白跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言。我叫某某，是他的秘书。”“抱歉，让您久等，某某急着外出，但他请代理人与您见面。”同时到达，预约客人优先接待但须向另一位表示歉意，并请他坐着等候。如均未预约，则就来访目的的紧急、重要的程序，转达上司，由上司作出决定。如客人提出告辞时，秘书要等客人起身后再站起来相送，切忌没等客人起身，自己先于客人起立相送。不应端坐办公桌前，嘴说再见，而手中忙着自己的事，甚至连眼神也没有转到客人身上。当客人带有较多或较重的物品，送客时应帮客人代提重物。送客时，可选择合适的言词送别，如“谢谢你的拜访”，“希望下次再来”等。为工作中积累来客信息，便于将来的查考，秘书有必要制作来访者卡片，将一些重要来访者的相关情况如姓名、职位、公司、访问日期、来访事由等记录在卡片上，并按来访者公司或姓氏顺序排序。最新最快更新团体接待是一个融合了交际、宣传、特别节目等形式的综合性活动。1、尽可能多的了解来访者的相关情况2、制定接待工作计划，即拟定接待方案-3、做好文字材料、相关资料的准备工作4、做好后勤准备工作-项目内容备注接待方针接待规格接待日程安排大致日程接待生活安排膳食、用车、住宿安排接待经费开支接待人员组成紧急事件的处理预案接待方针接待规格接待日程安排接待形式。具体接待活动项目开展形式、方接待人员组成与分工接待经费开支方案拟好后交领导批示，同意后方可通知负责接待的有关人员、有关部门作相应准备。作业返回接待规格主要是指接待方在接待客人时提供的接待条件和接待方主要领导的陪同情况。常见接待规格有三种：高规格、低规格、对等接待接待规格往往决定了主陪人身份级别、住宿、用车、宴请标准等接待日程安排表公司贵宾接待安排表来客国别人数男士7位女士5位来客目的考察，洽谈合作意项领队人j.a汤姆博士接待部门公司办公室接待人时间内容主持人地点规格陪同人员办事人员总经理火车一级副总经理、总公室主任秘书2人欢迎宴会总经理宾馆一级同上秘书1人厂区一级同上秘书1人欢送宴会总经理宾馆一级同上秘书1人一级总经理秘书2人续上表主持人地点参与人员合资意向洽谈总经理会议厅副总经理、总经济师草签意项书机械检测技术合作总工会议厅生产处长、开发处长签订意项书10日技术人员交流总经理会议厅人事处长、总工签订合同日程安排：概括性的；具体的。一般以表格、列表的形式列出：日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容。活动安排应主要围绕来访者的工作事宜，重要内容不可疏漏。时间、活动安排要合理，要注意突出优势，并充分考虑自己的不足之处。案例：地处深山迎远客同时要确定各活动项目的陪同人员，活动的地点，主持人、住宿的地点、房间数量等。接待日程安排制定应当周全具体案例某单位经有关部门牵线，与某外商达成初步意向，欲共同投资，合作经营。于是邀请外商来沪考察并作具体洽谈。领导将接待任务交给办公室全权负责，办公室将三天的接待任务作了如下安排：第一天上午，派王秘书驾车去机场接回两位外宾，安排到一五星级宾馆住宿，中午全体党政领导出席欢迎宴会。下午参观市容，重点参观浦东新区。晚上，再次举行盛宴。第二天，安排客人去苏州游览，共有5人陪同。第三天上午，由党政领导和翻译组成的5人小组与外商洽谈，因时间有限，没有涉及具体事项，只达成初步协议。领导表示将择日再邀请外商前来洽谈。中午，全体领导出席欢送宴。下午，王秘书开车送客人去机场。请问该单位此项外事接待工作存在哪些问题？能否达到了预期目的？返回接待工作看似比较复杂，涉及面广，但主要的接待工作有三项主要任务。1、安排好来宾的有关工作事宜2、安排好生活接待工作3、安排好业余活动并搞好服务返回姓名职务负责工作办公室主任1、拟写迎接和接待方案2、拟写工作日程安排3、拟写解决紧急事件的预案公司文员1、负责订车2、负责预订食宿3、负责安排宴请返回接待经费开支包括：其他费用。返回某一久居海外的华人欲回乡探亲并欲在家乡投资，当地政府拟进行接待，请你代为拟一接待计划。要求：拟写的计划要周全、具体；计划打印稿，用word软件制作；计划课堂演示稿，用ppt制作。返回根据来宾身份和其他实际情况，通知具体接待部门安排好住宿；根据实际工作需要，安排好来宾用车和接待工作用车事宜；根据安排计划事先做好一些相关活动的准备工作。如安排会见，要准备好会见地点的布置，迎接仪式、签字仪式等仪式的物品等等。结合客人的意见，具体落实接待计划。注意做到诚恳热情、讲究礼仪、细致周到、按章办事、俭省节约、保守秘次序礼仪是指接待过程中，遵从次序礼仪的要求，能准确地突出来访者的身份，是对来访者的尊重。社会场合，一般以右为大，为尊，以左为小，为次，进门上车，应让尊者先行，一切服务均从尊者开始。1972年美国总统尼克松访华，周总理亲自率领由50辆红旗轿车组成的国宾车队到机场迎接根据不同规格提前15－20分钟到机场、码头、车站等待客人到达后，迎接人员上前表示欢迎与慰问。双方按礼仪进行互相介绍、行礼，举行相关欢迎仪式。贵宾可按排较隆重的接待仪式司机秘书上司来宾来宾b上司来宾a上司来宾a返回旅游大巴？注意：给对方休息和处理个人事务的时间，分手前约好下次见面的时间，联系方法。参观对象主要有三类：一类是现场观摩，如生产经营设备和工艺流程、实验室、工地、田间等；二类是实物、图片等展览，如：成果展览室等；三类是外部环境、当地风景名胜地。参观项目要有一定的针对性。预先