第20章 蒙古研究论坛无锡聚会邀请函 (第2/2页)
深谈下去，所以总体时间也可以缩短。李北进还准备在网上与一些平时谈的好的网友先期做一些交谈，也可以节省一些时间，所以时间就初步定为一周。 当然，也会有人提前走的，不会等一周的时间，这些人可以先走就先安排谈。 之后两人开始谈接待的事。 按一辆车45座，大约要准备6辆大巴。 也会有很多人自己带车，到时再调节。 按一个人服务45人，大约要准备6人接待，加上其它服务，总的服务人员大约要在10人左右。 会议的接待如何做？如何接机？接火车、接汽车？到宾馆如何衔接？ 到了宾馆的房间如何组合，房卡如何发放？ 作息时间表如何制订？ 集体活动如何组织？ 7天吃什么？在哪里吃？菜单如何确定？由谁去安排？ 7天开什么会？会议要开几场？主题是什么？由哪些人来主持主讲？在哪里开？会场如何租赁？ 7天去哪里玩看？门票如何预定？ 7天中，与300位论坛会员面谈，面谈的内容是什么？如何展开？程序如何确定？由哪些人负责与大家谈？ 会议如何记录？资料如何保存与整理？如何保密？ 开会与外出行动的组织与协调如何做？ 安全与意外的应急处理预案是什么？ 大家的费用如何收？如何存？如何结算？ 当然，还有报名及人员确定的问题。 需要解决的问题理出来后，事情就有了眉目。 老荣认为应该成立几个小组：一是接待小组，负责所有与会人员从到无锡开始到把他们送走离开无锡的所有过程，负责解决所有人员的问题处理相关事宜。二是秘书小组，负责所有的会议资料的起草、打印、发放、存档、保密等相关事宜。三是安保交通小组。四是面谈小组。五是会议主持与主讲小组。六是财务小组。
李北进深以为然。 有了这六个小组，事情就会分门别类地安排下去。 总体负责，当然是李北进。 李北进就请求老荣来协助他，老荣当然是愉快地答应下来。 老荣说，接待的事宜，就由无锡健身吆吆哒的人来协助，这里面有些老荣一样有时间的人，再提前看有哪些可以调整时间参加的人。 李北进说，这些人很好，我再从旅游公司找一二个有经验的人来带队。 “那就更全面了。”老荣说。 秘书小组，当然是由李北进来考虑由哪些人参加。 “安保交通就由我的司机小张和我表弟海子他们负责吧。”李北进想到小张刚好可以全天候地帮助。 “我们也可以让洪天明协调两个民警来帮助一下。”老荣对洪天明那是比李北进还要熟悉，说话也更自然。 “面谈和主持小组的事，我再和金教授商量下。” 财务的事，要找二个细心又能干的人。 最后就是邀请函了。 李北进打开电脑中自己准备好的稿子，请老荣看。 “蒙古研究论坛无锡聚会邀请函” “亲爱蒙古论坛网友们，日月如流，寒往暑来。匆匆间，蒙古研究论坛已经五岁了。 这五年中，因为共同的兴趣，我们走到一起；因为共同的话题，我们找到了新的知音；因为共同的目标，我们成为了无话不说的有共同信仰的朋友。 我们都十分珍惜这一份没有物质和金钱利益的感情。 那么朋友，总是在网络中对着屏幕和键盘，你有没有想过，我们的朋友都长得是什么样子呢？知道不知道他是什么性格？ 你想不想见一见他或者她？来一次没有屏幕和键盘的对视和握手？ 很多朋友早就提出了组织线下见面的建议，大家在论坛上也是看到了。 机会现在就在我们最没有想到的不经意中出现了。 蒙古研究论坛为了响应大家的提议，特定于2015年9月30日到10月6日，在无锡举办论坛网友见面会。 如果你有时间，如果你想见到网上久未谋面的朋友，请立即在网上报名吧。因为人数限制的关系，如果你报名太晚，可能要下一次才能参加，那就可能遗憾了。 10月的无锡，是美丽的无锡。 我们在水一样充满温情的无锡等待你的光临。” 老荣说，很好，报名表做了没有？ 李北进说，没有，我们接着做，做好了就让金教授安排发网上去。 时间就在咖啡的不断添加中飞快过去，连午饭也是在咖啡馆内吃的简餐。 李北进和老荣做完了计划，大家分手，老荣说，我回去先与无锡健身吆吆哒群里的人联系，落实接待人员。 李北进要与金教授协调相关会议演讲和面谈的人员，进一步完善无锡聚会的安排。不过如何在一万多人中选择有代表性人物，也是一个难题。 用省域来区分与会人数行不行呢？比如一个省大约在10人左右？ 下午15:00左右的时候，小寒来到了咖啡馆。 服务员说，老板娘，以前一直坐二楼靠窗的那个顾客今天上午就来了，到了下午二点多才走。 “哦？上午？他一直喝咖啡？不用上班？” “中间他还叫了一个朋友来，两个人又说又写的，看起来很忙。他们还叫了爱尔兰。” “哦。”